Embedded Files
Spis treści
Importowanie danych dotyczących kartoteki
Importowanie danych dotyczących kartoteki
Wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania magazynem (WMS) to strategiczna decyzja, która otwiera drogę do optymalizacji procesów, redukcji kosztów i zwiększenia konkurencyjności. Jednak jednym z największych wyzwań na początku tej drogi jest przeniesienie ogromnej ilości danych – tysięcy produktów, setek kontrahentów i niezliczonych lokalizacji magazynowych – z dotychczasowych, często rozproszonych systemów do nowej, zintegrowanej bazy danych.
Ręczne wprowadzanie tych informacji jest nie tylko niezwykle czasochłonne, ale również obarczone wysokim ryzykiem kosztownych pomyłek. Właśnie dlatego zaawansowane oprogramowanie, takie jak Studio WMS.net od SoftwareStudio, wyposażone jest w potężne narzędzie do masowego importu danych, które radykalnie skraca i upraszcza ten kluczowy etap cyfrowej transformacji.
Importowanie danych z pliku MS Excel jest jednym z przydatnych narzędzi, które ułatwiają wprowadzanie lub aktualizację informacji w programie magazynowym. W przypadku kartotek towarowych (asortymentu), dostawców, odbiorców oraz lokalizacji magazynowych (miejsc składowania), import danych z pliku Excel pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji.
Przygotowanie pliku Excel
Przygotowanie pliku Excel
Przed rozpoczęciem importu danych, należy przygotować plik Excel z odpowiednimi kolumnami i danymi. W przypadku kartotek towarowych, można zawrzeć informacje takie jak nazwa produktu, kod towaru, opis, cena, jednostka miary itp. Dla dostawców i odbiorców, można uwzględnić nazwę firmy, dane kontaktowe, adresy, numer NIP itp. Natomiast w przypadku lokalizacji magazynowych, można uwzględnić kod lokalizacji, opis, pojemność, typ regału itp.
Uruchomienie procesu importu
Uruchomienie procesu importu
W programie magazynowym istnieje dedykowana funkcja do importu danych z pliku Excel. Aby uruchomić ten proces, należy wybrać odpowiednią opcję w menu lub panelu administracyjnym. Następnie, program poprosi użytkownika o wybranie pliku Excel z danymi.
Import danych możliwy jest tylko w formacie xls.
W celu zaimportowania pliku, użytkownik musi wybrać plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu, następnie nacisnąć przycisk importuj dane.
Weryfikacja i aktualizacja danych
Weryfikacja i aktualizacja danych
Po zakończeniu procesu importu, zaleca się dokładną weryfikację zaimportowanych danych. Użytkownik powinien sprawdzić, czy dane zostały poprawnie zaimportowane i czy nie ma żadnych błędów lub brakujących informacji. W razie potrzeby, można dokonać ręcznej aktualizacji lub uzupełnienia danych w programie magazynowym.
Importowanie danych z pliku MS Excel do programu magazynowego jest skutecznym sposobem na szybkie wprowadzenie lub aktualizację informacji dotyczących kartotek towarowych, dostawców, odbiorców oraz lokalizacji magazynowych. To efektywne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i minimalizować ryzyko błędów. Dzięki temu, zarządzanie magazynem staje się bardziej efektywne i precyzyjne.
Standardowe importy danych
Standardowe importy danych
Pozycja menu Import kartotek pozwala na import kartotek w formie plików xls. Zostanie wyświetlone okno, zawierające submenu z czterema typami rejestrów kartotek do wyboru:
Import kontrahentów - dostawców
Import odbiorców
Import kartotek towarowych
Import lokalizacji
Każdemu importowi program automatycznie nadaje numer referencyjny, który może być używany do odniesienia się do tego importu w przyszłości.
Aby poprawnie zaimportować dane, nazwy kolumn w pliku .xls muszą być takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze programu. To oznacza, że dane w pliku .xls powinny być odpowiednio zmapowane do kolumn w programie, aby informacje zostały poprawnie zaimportowane do właściwych pól.
Warto zaznaczyć, że import danych jest możliwy tylko w formacie xls. Inne formaty mogą nie zostać rozpoznane i nie będą mogły być zaimportowane.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta - użytkownik musi wybrać odpowiedni plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu do niego na swoim komputerze. Następnie, po wybraniu pliku, wystarczy nacisnąć przycisk "importuj dane", aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych danych w odpowiednich rejestrach programu (kontrahenci, odbiorcy, itp.).
Import kontrahentów - dostawców
Import kontrahentów - dostawców
Wybór pozycji submenu "Import kontrahentów - dostawców" otwiera okno, które umożliwia zaimportowanie pliku w formacie .xls zawierającego kartotekę kontrahentów.
Program automatycznie nadaje każdemu importowi numer referencyjny, który może być przydatny w późniejszym odniesieniu się do tego importu.
Aby poprawnie zaimportować dane, użytkownik musi upewnić się, że nazwa kolumny w pliku .xls odpowiada nazwie kolumny w rejestrze programu. Innymi słowy, nazwy kolumn w pliku .xls powinny być takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze programu, aby dane były odpowiednio zmapowane i zaimportowane do właściwych pól.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta - użytkownik musi wybrać odpowiedni plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu do niego na swoim komputerze. Następnie, po wybraniu pliku, wystarczy nacisnąć przycisk "importuj dane", aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych danych w rejestrze kontrahentów-dostawców programu.
Import kartotek towarowych
Import kartotek towarowych
Wybór pozycji "Import kartotek towarowych" z submenu otwiera okno, które umożliwia zaimportowanie pliku w formacie .xls zawierającego kartotekę towarową.
Okno importu kartotek towarowych będzie podobne do tego przedstawionego na zdjęciu. Program automatycznie nadaje każdemu importowi numer referencyjny, co pomaga w identyfikacji importu.
Aby poprawnie zaimportować dane, ważne jest, aby nazwy kolumn w pliku .xls były takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze kartotek towarowych programu. W ten sposób dane z pliku zostaną właściwie zmapowane do odpowiednich pól w bazie danych programu.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta. Użytkownik musi wybrać odpowiedni plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu na swoim komputerze. Następnie, po wybraniu pliku, wystarczy nacisnąć przycisk "importuj dane", aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych programu.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych kartotek towarowych w odpowiednich rejestrach programu.
Import lokalizacji
Import lokalizacji
Wybór pozycji "Import lokalizacji" z submenu otwiera okno, które umożliwia zaimportowanie pliku w formacie .xls zawierającego kartotekę lokalizacji.
Okno importu lokalizacji będzie podobne do tego przedstawionego na zdjęciu. Program automatycznie nadaje każdemu importowi numer referencyjny, co pomaga w identyfikacji importu.
Aby poprawnie zaimportować dane, ważne jest, aby nazwy kolumn w pliku .xls były takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze kartotek lokalizacji programu. W ten sposób dane z pliku zostaną właściwie zmapowane do odpowiednich pól w bazie danych programu.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta. Użytkownik musi wybrać odpowiedni plik poprzez wskazanie ścieżki dostępu na swoim komputerze. Następnie, po wybraniu pliku, wystarczy nacisnąć przycisk "importuj dane", aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych programu.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych kartotek lokalizacji w odpowiednich rejestrach programu.
Import odbiorców
Import odbiorców
Wybór pozycji "Import odbiorców" z submenu otwiera okno, które pozwala zaimportować plik w formacie .xls zawierający kartotekę odbiorców.
Okno importu odbiorców będzie podobne do tego przedstawionego na zdjęciu. Program automatycznie nadaje każdemu importowi numer referencyjny, aby ułatwić identyfikację importu.
Aby poprawnie zaimportować dane, ważne jest, aby nazwy kolumn w pliku .xls były takie same, jak nazwy kolumn w rejestrze kartotek odbiorców programu. W ten sposób dane z pliku zostaną właściwie zmapowane do odpowiednich pól w bazie danych programu.
Procedura zaimportowania pliku jest prosta. Użytkownik musi wybrać odpowiedni plik, wskazując jego ścieżkę dostępu na swoim komputerze. Następnie użytkownik musi wskazać, dla którego z kontrahentów chce zaimportować dane (może być to np. już istniejący kontrahent w programie). Po wybraniu pliku i kontrahenta, wystarczy nacisnąć przycisk "importuj dane", aby program rozpoczął proces importowania danych z pliku do bazy danych programu.
Podczas importowania, program może wyświetlić informacje zwrotne, takie jak liczba zaimportowanych rekordów, ewentualne błędy czy ostrzeżenia dotyczące danych. Po zakończeniu importu użytkownik będzie miał dostęp do zaimportowanych kartotek odbiorców w odpowiednich rejestrach programu.
Dlaczego masowy import danych jest fundamentem efektywnego wdrożenia systemu WMS?
Dlaczego masowy import danych jest fundamentem efektywnego wdrożenia systemu WMS?
Wyobraźmy sobie magazyn, w którym znajduje się kilkanaście tysięcy różnych indeksów towarowych, a firma współpracuje z kilkuset dostawcami i odbiorcami. Ręczne założenie każdej kartoteki w nowym systemie WMS byłoby zadaniem, które mogłoby zająć tygodnie, paraliżując bieżącą działalność operacyjną i opóźniając moment, w którym firma zacznie czerpać korzyści z nowej inwestycji. Funkcja importu danych rozwiązuje ten problem, umożliwiając błyskawiczne zasilenie systemu tysiącami rekordów za pomocą kilku kliknięć. Program Studio WMS.net oferuje dedykowane moduły do importu kluczowych kartotek, w tym kontrahentów (zarówno dostawców, jak i odbiorców), towarów oraz lokalizacji magazynowych. Dzięki temu, zamiast żmudnego przepisywania, pracownicy mogą skupić się na przygotowaniu jednego, zbiorczego pliku w popularnym formacie MS Excel, który następnie zostanie automatycznie przetworzony przez system.
Proces importu został zaprojektowany z myślą o prostocie i intuicyjności. Użytkownik, po wybraniu odpowiedniego typu kartoteki, którą chce zaimportować, musi jedynie wskazać na swoim komputerze przygotowany wcześniej plik w formacie .xls i uruchomić proces za pomocą przycisku „Importuj dane”. System przejmuje resztę, automatycznie mapując dane z pliku do odpowiednich pól w bazie danych. Co więcej, każda operacja importu jest rejestrowana i otrzymuje unikalny numer referencyjny, co pozwala na łatwe śledzenie historii przeprowadzonych migracji danych. Ta funkcja jest nie tylko ogromną oszczędnością czasu na etapie wdrożenia, ale również potężnym narzędziem do cyklicznej, masowej aktualizacji danych w przyszłości, co czyni ją jednym z najważniejszych elementów sprawnego zarządzania informacją w magazynie.
Jak przygotować dane, aby proces importu przebiegł bezproblemowo?
Jak przygotować dane, aby proces importu przebiegł bezproblemowo?
Kluczem do sukcesu każdej operacji importu danych jest odpowiednie przygotowanie pliku źródłowego. System WMS, aby móc poprawnie zinterpretować i umieścić informacje we właściwych miejscach w swojej bazie danych, wymaga, aby struktura pliku Excel była ściśle zdefiniowana. Najważniejszą zasadą, którą podkreśla dokumentacja programu Studio WMS.net, jest konieczność zachowania identycznych nazw kolumn w pliku .xls oraz w docelowym rejestrze programu. Oznacza to, że jeśli w systemowej kartotece towarowej pole z kodem produktu nazywa się „Kod_Towaru”, to dokładnie taką samą nazwę musi mieć nagłówek odpowiedniej kolumny w arkuszu kalkulacyjnym. Ta standaryzacja jest fundamentem automatycznego mapowania i gwarantuje, że dane trafią precyzyjnie tam, gdzie powinny.
Przygotowanie takiego pliku wymaga staranności, ale jest procesem jednorazowym, którego efekty są nie do przecenienia. Użytkownicy powinni zgromadzić wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, upewniając się, że dane są kompletne i spójne. Na przykład, plik do importu kartotek towarowych powinien zawierać takie kolumny jak nazwa produktu, kod EAN, jednostka miary, cena czy waga, podczas gdy plik z kontrahentami powinien obejmować nazwę firmy, NIP, dane adresowe i kontaktowe. Szczególnym przypadkiem jest import odbiorców, gdzie system dodatkowo prosi o wskazanie, do którego z istniejących już w bazie kontrahentów (płatników) mają zostać przypisani nowi odbiorcy. Po zakończeniu procesu importu, system często dostarcza informacji zwrotnych, wskazując liczbę zaimportowanych rekordów oraz ewentualne błędy czy ostrzeżenia. Dlatego też, po każdej takiej operacji, niezbędna jest weryfikacja zaimportowanych danych, aby upewnić się, że transformacja cyfrowa magazynu rozpoczęła się na solidnych i bezbłędnych fundamentach.
Google Sites
Report abuse