Przyjęcie PZB

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest Przyjęcie do magazynu, gdzie wymagane pola to Kontrahent i data. Aby odfiltrować wyniki wyszukiwania, należy wpisać w polu nazwę poszukiwanego kontrahenta składającą się z co najmniej dwóch znaków. Lista kartotek zostanie zawężona do pozycji spełniających ten warunek.

Dodatkowo, w tej sekcji można wpisać Numer awizo i Numer dostawy.

Pozycje

Kolejną sekcją jest Pozycje (składająca się z dwóch okien), gdzie należy wybrać Asortyment. Lista pozycji zawiera tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta.

Następnie należy wybrać lokalizację z skorowidza, w której ma być składowany przyjęty towar. Aby zawęzić wyświetlane pozycje w skorowidzu, można wpisać co najmniej dwuznakowy ciąg znaków w polu Lokalizacja, znajdujący się w szukanej nazwie lokalizacji.

Kolejnym krokiem jest wybór Rodzaju palety oraz wpisanie Numeru palety lub wygenerowanie go poprzez kliknięcie przycisku po prawej stronie pola.

Ostatnim krokiem w tej sekcji jest wpisanie przyjmowanej ilości.

Dodatkowo, w sekcji można wypełnić pola: Nr partii, Termin ważności, Data produkcji oraz zamieścić Uwagi do pozycji. Następnie należy kliknąć zielony przycisk "Dodaj", aby dodać pozycję.

Kliknięcie na przycisk "X" w pierwszym polu tabeli danych spowoduje usunięcie pozycji z przyjęcia.

Sekcja podsumowanie

W sekcji Podsumowanie, wartości pól: Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg] zostaną automatycznie obliczone.

W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz odnoszący się do całego przyjęcia. Po wypełnieniu pól, należy kliknąć na przycisk "Bufor" lub "Zapisz" po lewej stronie paska nad formularzem.

Przyjęcia zapisane przez wybór opcji "Bufor" zostaną wyświetlone w rejestrze Przyjęcia PZB bufor, natomiast przyjęcia zapisane przez wybór opcji "Zapisz" pojawią się w rejestrze Przyjęcia PZB.

Jak przebiega proces tworzenia dokumentu przyjęcia bezpośredniego PZB?

Interfejs do tworzenia dokumentu PZB w systemie Studio WMS.net został zaprojektowany w sposób maksymalnie intuicyjny, aby nawet w sytuacji presji czasu pracownik mógł sprawnie zarejestrować dostawę. Formularz jest przejrzysty i prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces. W jego górnej części znajduje się pasek poleceń z przyciskami "Zapisz", "Bufor" i "Usuń", a system automatycznie nadaje dokumentowi unikalny numer referencyjny i datę, co zapewnia spójność ewidencji. W odróżnieniu od standardowego przyjęcia PZ, tutaj nie ma wymogu powiązania dokumentu z uprzednim zleceniem, co stanowi o jego fundamentalnej elastyczności.

Pierwszym krokiem jest wypełnienie sekcji "Przyjęcie do magazynu", gdzie wymagane jest jedynie wskazanie kontrahenta, od którego pochodzi towar. System ułatwia to zadanie, dynamicznie filtrując listę partnerów już po wpisaniu kilku znaków nazwy. Opcjonalnie można również uzupełnić numer awizo lub numer dostawy, jeśli takie informacje są dostępne. Następnie, w sekcji "Pozycje", pracownik wybiera przyjmowany asortyment. Co istotne, aby zachować porządek i kontrolę, lista dostępnych produktów jest ograniczona do tych, które są przypisane do wcześniej wybranego kontrahenta, co zapobiega przypadkowemu przyjęciu towaru nienależącego do danego dostawcy.

Dlaczego precyzyjne dane są niezbędne nawet przy przyjęciach bezpośrednich?

Elastyczność procesu PZB nie oznacza rezygnacji z dokładności danych, która jest niezbędna dla prawidłowego zarządzania zapasami. Po wybraniu asortymentu, kolejnym krokiem jest wskazanie lokalizacji składowania, rodzaju palety oraz jej numeru, który może być wpisany ręcznie lub wygenerowany automatycznie. Następnie pracownik podaje przyjmowaną ilość towaru. Te podstawowe informacje gwarantują, że produkt od razu po przyjęciu zostanie prawidłowo zaewidencjonowany i fizycznie umieszczony we właściwym miejscu, co zapobiega późniejszemu chaosowi i problemom z jego odnalezieniem.

Co więcej, system Studio WMS.net pozwala na wzbogacenie dokumentu PZB o szczegółowe dane, które zapewniają pełną identyfikowalność partii (traceability). Użytkownik ma możliwość wypełnienia pól takich jak "Nr partii", "Termin ważności" czy "Data produkcji". Rejestracja tych informacji już na etapie przyjęcia, nawet tego nieplanowanego, jest rewolucyjna dla utrzymania kontroli nad rotacją zapasów i umożliwia późniejsze zarządzanie nimi zgodnie z zasadą FEFO (First Expired, First Out). Dzięki temu nawet towary przyjęte w trybie pilnym są od początku w pełni zintegrowane z logiką systemu magazynowego.

W jaki sposób dodatkowe pliki i notatki wspierają procesy magazynowe?

Kompletna dokumentacja to podstawa transparentności i efektywnej komunikacji w magazynie. Program Studio WMS.net, rozwijany przez firmę SoftwareStudio (https://www.softwarestudio.com.pl/), umożliwia dołączanie do dokumentów PZB szerokiej gamy dodatkowych materiałów. Funkcja dodawania notatek pozwala na zapisanie istotnych uwag, na przykład dotyczących nietypowego opakowania dostawy lub konieczności przeprowadzenia dodatkowej kontroli jakości. Informacje te są dostępne dla wszystkich użytkowników systemu, w tym dla operatorów na mobilnych kolektorach danych, co stanowi skuteczny kanał wymiany wiedzy w zespole.

Ponadto, oprogramowanie pozwala na dołączanie plików, załączników i zdjęć bezpośrednio do rekordu przyjęcia. Pracownik może w ten sposób udokumentować stan otrzymanego towaru, robiąc zdjęcie ewentualnych uszkodzeń, załączyć skan dokumentu dostawy od kierowcy czy dodać certyfikat produktu w formacie PDF. Dzięki funkcji "przeciągnij i upuść" (drag&drop) proces ten jest niezwykle prosty. Wszystkie załączone pliki są przechowywane w logicznej strukturze katalogów powiązanej z danym dokumentem, co tworzy kompletne cyfrowe archiwum dostępne w każdej chwili, również zdalnie przez Internet.

Jak system finalizuje i podsumowuje przyjęcie bezpośrednie?

Po dodaniu wszystkich pozycji i ewentualnych załączników, pracownik finalizuje proces, korzystając z jednej z dwóch opcji. Wybór przycisku "Zapisz" ostatecznie zatwierdza dokument, który trafia do głównego rejestru przyjęć PZB. Alternatywnie, opcja "Bufor" zapisuje dokument w stanie roboczym, co pozwala na jego późniejszą weryfikację lub uzupełnienie przez inną osobę przed ostatecznym zatwierdzeniem. Ten mechanizm bufora jest ważnym elementem kontroli, zapewniającym, że nawet pilne przyjęcia mogą być poddane dodatkowej weryfikacji.

Niezależnie od wybranej ścieżki, system Studio WMS.net automatycznie podsumowuje całą operację w dedykowanej sekcji na dole formularza. Program samodzielnie oblicza łączną liczbę przyjętych artykułów, sztuk, palet oraz wagę netto i brutto całej dostawy. Ta automatyzacja eliminuje ryzyko błędów rachunkowych i oszczędza czas pracownika, dostarczając jednocześnie zagregowanych danych, które są cenne dla analizy i raportowania. W ten sposób, nawet nieplanowane przyjęcia są od początku do końca realizowane w ustrukturyzowany i w pełni mierzalny sposób, co podnosi ogólną wydajność i kontrolę nad operacjami magazynowymi.