Wydanie WZB

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest sekcja Wydanie z magazynu, gdzie polem wymaganym jest Kontrahent i data . W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania kontrahentów, należy wpisać w polu ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, które zawiera nazwa poszukiwanego kontrahenta, lista kartotek zostaje zawężona do pozycji spełniających warunek wyszukiwania.

Dodatkowo w sekcji można wpisać Odbiorcę, Numer awizo oraz Numer zamówienia.

Pozycje dokumentu

Kolejną sekcją jest sekcja Pozycje (składająca się z dwóch okien), należy w niej wybrać Asortyment. Pozycje listy zawierają tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta. W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania, należy wpisać przynajmniej dwa następujące po sobie znaki występujące w nazwie asortymentu.

Następnie należy wybrać lokalizację, z jakiej ma zostać wydany towar. W celu zawężenia wyświetlanych pozycji, można w polu Lokalizacja wpisać ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, znajdujących się w szukanej nazwie lokalizacji.

W polu Ilość należy wpisać ilość asortymentu. W polu Uwagi do pozycji można wpisać komentarz do wybranej pozycji. Następnie należy kliknąć na zielony przycisk Dodaj, co spowoduje dodanie pozycji do wydania - pojawi się ona w tabeli poniżej.

Kliknięcie na przycisk X w pierwszym polu tabeli danych skutkuje usunięciem pozycji z wydania.

Sekcja podsumowanie dokumentu

W sekcji Podsumowanie, w polach Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg]  zostaną automatycznie obliczone wartości.

W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz dotyczący całego wydania.

Po wypełnieniu pól, należy z lewej strony paska nad formularzem kliknąć na przycisk Bufor lub Zapisz.

Wydania zapisane przez wybór opcji Bufor zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZB bufor, natomiast wydania zapisane przez wybór opcji Zapisz zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZB.

Dlaczego elastyczność w procesie wydania jest tak istotna?

Wydanie bezpośrednie (WZB) zostało zaprojektowane z myślą o sytuacjach, które wyłamują się ze standardowego cyklu zamówień i wymagają natychmiastowej reakcji. Dlatego jest to niezastąpione narzędzie w przypadku konieczności pilnego dostarczenia komponentów na linię produkcyjną, aby uniknąć kosztownych przestojów. Jest również idealnym rozwiązaniem do obsługi wysyłek materiałów marketingowych, próbek produktów dla potencjalnych klientów czy zwrotu uszkodzonego towaru do dostawcy. Wszystkie te scenariusze mają jedną wspólną cechę: wymagają szybkości i minimum formalności, co standardowy proces oparty na zleceniu mógłby utrudnić.

Jednak ta elastyczność nie oznacza chaosu ani braku kontroli. Wręcz przeciwnie, system Studio WMS.net zapewnia, że nawet wydanie bezpośrednie jest operacją w pełni mierzalną i udokumentowaną. Formularz WZB, mimo swojej prostoty, wymaga od użytkownika podania wszystkich niezbędnych danych, a system automatycznie nadaje każdemu dokumentowi unikalny numer referencyjny i datę. W ten sposób, każda sztuka towaru opuszczająca magazyn w tym trybie pozostawia po sobie wyraźny cyfrowy ślad, który można w każdej chwili zweryfikować i przeanalizować, co jest fundamentem nowoczesnego zarządzania.

Jak w kilku krokach utworzyć dokument wydania bezpośredniego (WZB)?

Proces tworzenia dokumentu WZB w systemie Studio WMS.net został świadomie uproszczony, aby umożliwić jego szybkie i intuicyjne wypełnienie. Po wybraniu opcji WZB z menu, użytkownikowi ukazuje się przejrzysty formularz. Pierwszym krokiem jest wypełnienie sekcji "Wydanie z magazynu", gdzie polem wymaganym jest jedynie wskazanie kontrahenta oraz daty operacji. Aby ułatwić i przyspieszyć ten etap, system oferuje dynamiczne wyszukiwanie, które zawęża listę kontrahentów już po wpisaniu kilku znaków nazwy. Opcjonalnie można również uzupełnić pola takie jak "Odbiorca", "Numer awizo" czy "Numer zamówienia", jeśli takie dane są dostępne i istotne dla danej operacji.

Następnie użytkownik przechodzi do serca dokumentu, czyli sekcji "Pozycje". Tutaj należy wybrać asortyment, który ma zostać wydany, a także precyzyjnie wskazać lokalizację, z której towar ma być pobrany, oraz określić jego ilość. Co istotne, system utrzymuje kontrolę nad procesem, filtrując listę dostępnego asortymentu i ograniczając ją tylko do produktów, które są przypisane do wcześniej wybranego kontrahenta. Jest to ważny mechanizm zapobiegający przypadkowemu wydaniu towaru nienależącego do danego partnera. Po dodaniu wszystkich pozycji, system jest gotowy do finalizacji dokumentu, a cały proces, od początku do końca, zajmuje dosłownie kilka chwil.

Czy uproszczony proces oznacza mniejszą dokładność danych?

Absolutnie nie. Jedną z fundamentalnych zalet systemu Studio WMS.net jest to, że nawet w przypadku uproszczonych procedur, takich jak wydanie bezpośrednie, priorytetem pozostaje integralność i precyzja danych. Wymóg wskazania dokładnej lokalizacji, z której pobierany jest towar, jest tego najlepszym przykładem. Dzięki temu system w czasie rzeczywistym wie, z którego miejsca na magazynie ubyło zapasów, co pozwala na natychmiastową aktualizację stanów magazynowych. W ten sposób unika się powstawania rozbieżności między stanem faktycznym a ewidencyjnym, które są zmorą systemów opartych na ręcznej dokumentacji.

Ponadto, chociaż formularz WZB jest prostszy niż jego odpowiednik oparty na zleceniu, system wciąż pozwala na rejestrowanie ważnych informacji. Użytkownik ma możliwość dodania komentarza do każdej wydawanej pozycji w polu "Uwagi do pozycji". Jest to niezwykle przydatne do przekazywania specyficznych informacji, na przykład o konieczności sprawdzenia daty ważności przed wydaniem lub o nietypowym charakterze operacji. W ten sposób, nawet ad-hocowe wydania są odpowiednio udokumentowane, a wszystkie istotne szczegóły zostają zapisane w systemie na potrzeby przyszłych analiz lub audytów.

Jakie dodatkowe funkcje wzbogacają dokumentację wydania WZB?

Dokument WZB w systemie Studio WMS.net to znacznie więcej niż tylko prosty formularz. To kompleksowe narzędzie do dokumentacji, które pozwala na dołączanie szerokiej gamy dodatkowych materiałów. Funkcja dodawania notatek (uwag) do całego dokumentu umożliwia zapisanie ogólnych komentarzy lub wyjaśnień, które mogą być istotne dla innych użytkowników systemu. Te informacje, dostępne również na mobilnych skanerach, stanowią efektywny kanał komunikacji wewnątrz zespołu magazynowego.

Oprogramowanie stworzone przez firmę SoftwareStudio (https://www.softwarestudio.com.pl/ ) idzie o krok dalej, pozwalając na dołączanie do dokumentów WZB plików, załączników i zdjęć. Ta funkcjonalność ma ogromne znaczenie praktyczne. Pracownik może na przykład zrobić zdjęcie wydawanego towaru jako dowód na jego stan przed opuszczeniem magazynu, co jest nieocenione w przypadku ewentualnych reklamacji. Można również dołączyć skan podpisanego przez odbiorcę protokołu zdawczo-odbiorczego lub dowolny inny plik związany z operacją. Dzięki opcji "przeciągnij i upuść" (drag&drop) oraz dostępowi przez Internet, tworzenie kompletnego cyfrowego archiwum dla każdej, nawet najmniejszej operacji, jest szybkie i intuicyjne.

W jaki sposób system finalizuje i kontroluje proces wydania bezpośredniego?

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, system Studio WMS.net w sekcji "Podsumowanie" automatycznie oblicza i wyświetla kluczowe wartości, takie jak łączna ilość artykułów, sztuk, palet oraz waga netto i brutto całej operacji. Ta automatyzacja zwalnia pracownika z obowiązku ręcznego sumowania i eliminuje ryzyko błędów rachunkowych, dostarczając jednocześnie zagregowanych danych do analizy. Następnie użytkownik ma do wyboru dwie ścieżki finalizacji operacji: "Zapisz" lub "Bufor".

Wybór opcji "Zapisz" powoduje ostateczne zatwierdzenie dokumentu, jego zapisanie w rejestrze "Wydania WZB" i natychmiastowe zdjęcie wydanego towaru ze stanu magazynowego. Z kolei przycisk "Bufor" działa jak zapis roboczy, umieszczając dokument w osobnym rejestrze "Wydania WZB bufor". Taki dokument może być w każdej chwili edytowany lub poddany weryfikacji przez przełożonego przed ostatecznym zatwierdzeniem. Ten dwuetapowy mechanizm jest ważnym elementem kontrolnym, który zapewnia, że nawet pilne i nieplanowane operacje mogą być poddane dodatkowej warstwie akceptacji. Dzięki temu magazyn zyskuje tak potrzebną elastyczność, nie rezygnując przy tym z bezpieczeństwa i pełnej kontroli nad swoimi zasobami.