ZWZ

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest Zlecenie wydania z magazynu, gdzie wymagane pola to Kontrahent i termin realizacji. Aby odfiltrować wyniki wyszukiwania kontrahentów, należy wpisać w polu nazwę poszukiwanego kontrahenta składającą się z co najmniej dwóch znaków. Lista kartotek zostanie zawężona do pozycji spełniających ten warunek.

Dodatkowo, w tej sekcji można wpisać Odbiorcę, Przewoźnika, Numer awizo oraz wybrać Priorytet.

Pozycje

Kolejną sekcją jest Pozycje (składająca się z dwóch okien), gdzie należy wybrać Asortyment. Lista pozycji zawiera tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta. Aby odfiltrować wyniki wyszukiwania, należy wpisać przynajmniej dwa kolejne znaki występujące w nazwie asortymentu.

W polu Ilość należy wpisać wymaganą ilość asortymentu. W polu Uwagi do pozycji można wpisać komentarz dotyczący wybranej pozycji. Następnie należy kliknąć zielony przycisk "Dodaj", co spowoduje dodanie pozycji do zlecenia, która pojawi się w tabeli poniżej.

Kliknięcie na przycisk "X" w pierwszym polu tabeli danych spowoduje usunięcie pozycji ze zlecenia.

Sekcja podsumowanie

W sekcji Podsumowanie, pola Ilość artykułów i Ilość sztuk automatycznie obliczą sumy wybranych artykułów i sztuk.

W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz odnoszący się do całego zlecenia. Po wypełnieniu pól, należy kliknąć na przycisk "Bufor" lub "Zapisz" po lewej stronie paska nad formularzem.

Zlecenia zapisane za pomocą opcji "Bufor" zostaną wyświetlone w rejestrze Zlecenia wydań ZWZ bufor, natomiast zlecenia zapisane za pomocą opcji "Zapisz" pojawią się w rejestrze Zlecenia wydań ZWZ oczekujące.

Dlaczego ustrukturyzowane zlecenie wydania jest fundamentem sprawnej logistyki?

Każda operacja wysyłkowa, niezależnie od jej skali, musi rozpocząć się od jasnego i precyzyjnego polecenia. Zlecenie wydania (ZWZ) w systemie Studio WMS.net pełni dokładnie taką funkcję, stanowiąc formalny początek całego procesu i centralne źródło informacji dla pracowników magazynu. Dlatego dzięki niemu zespół wie dokładnie, jaki towar, w jakiej ilości i dla którego klienta należy przygotować, a także jaki jest oczekiwany termin realizacji. Taka standaryzacja eliminuje chaos, domysły i ryzyko pomyłek wynikających z ustnych lub nieformalnych poleceń, które często prowadzą do kosztownych błędów.

Tworzenie nowego zlecenia ZWZ w programie zostało zaprojektowane z myślą o maksymalnej prostocie i efektywności. Użytkownik ma do dyspozycji przejrzysty formularz, który prowadzi go krok po kroku przez cały proces. W górnej części znajduje się intuicyjny pasek poleceń z przyciskami "Zapisz", "Bufor" i "Usuń", a system automatycznie nadaje każdemu dokumentowi unikalny numer referencyjny i datę utworzenia. Co więcej, to ustrukturyzowane podejście zapewnia, że każde zlecenie jest od samego początku prawidłowo zaewidencjonowane, co jest niezbędne dla zachowania pełnego śladu audytowego i możliwości późniejszej analizy danych.

Jak precyzyjne dane w zleceniu ZWZ przekładają się na bezbłędną realizację?

Diabeł tkwi w szczegółach, a w logistyce wysyłkowej precyzja danych wprowadzanych do zlecenia ma bezpośrednie przełożenie na jakość jego realizacji. Pierwsza sekcja formularza ZWZ, "Zlecenie wydania z magazynu", wymaga od użytkownika wprowadzenia tak ważnych informacji jak kontrahent oraz termin realizacji. Aby ułatwić pracę, system oferuje inteligentne wyszukiwanie kontrahenta, które zawęża listę już po wpisaniu kilku znaków jego nazwy. Dodatkowo, formularz pozwala na uzupełnienie opcjonalnych, ale często niezwykle przydatnych pól, takich jak "Odbiorca" (jeśli jest inny niż płatnik), "Przewoźnik" czy "Numer awizo". Możliwość ustawienia priorytetu zlecenia pozwala z kolei na efektywne zarządzanie kolejnością realizacji zamówień w okresach wzmożonego ruchu.

Następna sekcja, "Pozycje", jest sercem całego zlecenia, gdzie definiuje się, co dokładnie ma opuścić magazyn. Również tutaj system Studio WMS.net aktywnie wspiera użytkownika, zapobiegając błędom. Lista asortymentów do wyboru jest automatycznie filtrowana i zawiera tylko te produkty, które są przypisane do wcześniej wybranego kontrahenta. Jest to rewolucyjne zabezpieczenie przed przypadkowym dodaniem do zlecenia towaru, którego klient nigdy nie zamawiał. Po wybraniu produktu, należy wprowadzić wymaganą ilość oraz, co bardzo istotne, można dodać komentarz w polu "Uwagi do pozycji". Ta funkcja pozwala na przekazanie magazynierom specyficznych instrukcji, na przykład dotyczących wyboru towaru z konkretnej partii produkcyjnej czy specjalnego sposobu zabezpieczenia produktu.

Czy zaawansowane opcje w ZWZ pozwalają na pełną personalizację zlecenia?

Nowoczesne zlecenie wydania to znacznie więcej niż tylko lista produktów i ich ilości. To kompletny pakiet informacyjny, który powinien zawierać wszystkie dane niezbędne do prawidłowej i zgodnej z oczekiwaniami klienta realizacji. Program Studio WMS.net, rozwijany przez firmę SoftwareStudio (

https://www.softwarestudio.com.pl/

), doskonale to rozumie, oferując bogaty zestaw funkcji do wzbogacania dokumentu ZWZ. Użytkownik może dołączać do zlecenia notatki, pliki, załączniki oraz zdjęcia, co otwiera zupełnie nowe możliwości w zakresie komunikacji i dokumentacji. Dzięki temu można na przykład załączyć plik PDF ze szczegółową instrukcją pakowania od klienta, dodać zdjęcie wzorcowo przygotowanej palety lub zostawić ważną uwagę dla zespołu, która wyświetli się na ekranach ich mobilnych skanerów.

System rozróżnia przy tym "Pliki", które są organizowane w dedykowanej strukturze folderów dla danego dokumentu, od "Załączników", które można dodawać błyskawicznie metodą "przeciągnij i upuść" (drag & drop). Ta elastyczność pozwala na stworzenie kompletnego, cyfrowego archiwum dla każdego zamówienia. Możliwość dokumentowania procesu za pomocą zdjęć jest szczególnie cenna – można w ten sposób udokumentować wygląd towaru przed wysyłką, co jest niezastąpione w przypadku ewentualnych reklamacji transportowych. Wszystkie te dane, dostępne w każdej chwili również zdalnie poprzez Internet, czynią ze zlecenia ZWZ prawdziwe centrum dowodzenia operacją.

W jaki sposób system finalizuje i monitoruje status zleceń wydania?

Po wprowadzeniu wszystkich danych, system Studio WMS.net oferuje logiczne i bezpieczne ścieżki finalizacji pracy. Na dole formularza, w sekcji "Podsumowanie", program automatycznie oblicza i wyświetla łączną liczbę artykułów oraz sztuk w zleceniu, co zwalnia użytkownika z obowiązku ręcznego sumowania i eliminuje ryzyko błędów rachunkowych. Następnie, do wyboru są dwie opcje: "Zapisz" lub "Bufor". Wybranie opcji "Zapisz" powoduje ostateczne zatwierdzenie dokumentu i przeniesienie go do rejestru "Zlecenia wydań ZWZ oczekujące". Od tego momentu zlecenie jest aktywne i widoczne dla magazynierów jako zadanie do realizacji.

Z kolei przycisk "Bufor" pełni funkcję roboczego zapisu. Zlecenie trafia wówczas do rejestru "Zlecenia wydań ZWZ bufor" i może być w każdej chwili edytowane, uzupełniane lub poddane weryfikacji przez inną osobę, na przykład przełożonego, przed ostatecznym zatwierdzeniem. Ten dwuetapowy mechanizm jest ważnym narzędziem kontrolnym, które pozwala na wprowadzenie dodatkowej warstwy akceptacji dla bardziej złożonych lub wartościowych zamówień. Dzięki tak przemyślanej architekturze procesu, kierownictwo magazynu zyskuje pełną kontrolę nad cyklem życia zlecenia, od jego utworzenia, przez status oczekiwania, aż po finalną realizację, co prowadzi do znacznej poprawy organizacji pracy i wzrostu wydajności.