Kontrahenci

Kolumny w gridzie z danymi o kontrahentach prezentują się następująco:

• Aktywne: Oznaczenie aktywności kontrahenta w systemie (Tak/Nie).

• Nazwa skrócona: Skrócona nazwa kontrahenta.

• Nazwa pełna: Pełna nazwa kontrahenta.

• NIP: Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta.

• Kod pocztowy: Kod pocztowy adresu kontrahenta.

• Miejscowość: Miejscowość, w której znajduje się siedziba kontrahenta.

• Ulica: Ulica, na której znajduje się siedziba kontrahenta.

• Nasz numer: Numer kontaktowy lub identyfikacyjny kontrahenta.

• Zapisał: Użytkownik, który dokonał zapisu kontrahenta w bazie danych.

• Data zapisu: Data zapisu kontrahenta w bazie danych.

• Nr referencyjny: Numer referencyjny lub identyfikator kontrahenta.

Polecenie "Dopisz" dostępne w górnym menu tabeli pozwala na dodanie danych nowego kontrahenta. Po kliknięciu tego polecenia, pojawia się dedykowany formularz podzielony na trzy sekcje:

1. **Dane ewidencyjne:** W tej sekcji wprowadza się podstawowe informacje charakteryzujące kontrahenta, szczególnie dane teleadresowe. Kontrolki, których uzupełnienie jest obowiązkowe, są oznaczone pogrubioną czcionką. Brak danych w tych polach spowoduje zablokowanie możliwości zapisania formularza, o czym informuje nas system za pomocą stosownego komunikatu.

2. **Dane uzupełniające:** W tej sekcji wprowadza się dodatkowe informacje o prowadzonej przez partnera działalności, takie jak sposoby rozliczenia, dostawy, wydania towaru czy preferowana spedycja.

3. **Inne:** W tej sekcji wprowadza się dodatkowe dane nieujęte w sekcji "Dane uzupełniające". Można tu umieścić informacje o przydzielonym do obsługi przedstawicielu, godzinach pracy czy informacjach o ubezpieczeniu. Dodatkowo, możliwe jest oznaczenie wpisu w tabeli kolorem z dostępnej palety barw.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, dane zatwierdza się za pomocą zielonego przycisku "Zapisz". W przypadku chęci wyjścia z formularza bez zapisywania wprowadzonych danych, można skorzystać z czerwonego przycisku "Anuluj" lub kliknąć symbol "X" w prawym górnym rogu okna. To pozwala na wyjście bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Polecenie "Modyfikuj kartotekę" umożliwia edycję danych istniejącego kontrahenta. Posiada rozwijane menu z poleceniami:

• Dane podstawowe,

• Cechy dodatkowe,

• Cennik,

• Koszty w rozliczeniu.

Dane podstawowe 

Polecenie Dane podstawowe służy do wprowadzania modyfikacji danych w utworzonych kartotekach kontrahentów. Formularz edycji jest taki sam, jak w przypadku dopisania. Po kliknięciu na przycisk Zapisz wyświetli się komunikat rewizji. W oknie należy wpisać przyczynę wprowadzenia zmian, po czym kliknąć na przycisk Zapisz.

Cechy dodatkowe 

Użycie polecenia Cechy dodatkowe otwiera nowe okno, posiadające zakładki Cecha oraz Fakturowanie. W zakładce Cecha możliwe jest wpisanie do trzech cech dla kontrahenta.

W zakładce Fakturowanie możliwe jest wpisanie Nazwiska i telefonu kontaktowego do księgowości kontrahenta oraz adresu e-mail, na jaki mają być wysyłane faktury.

Cennik 

Po wybraniu polecenia Cennik wyświetla się indywidualny cennik usług kontrahenta. W Cenniku dostępne są polecenia: Dopisz, Edycja, Historia.

Polami wymaganymi są Usługa oraz Kategoria kosztów. Dodatkowo można wpisać wynegocjowaną cenę netto oraz rodzaj palety. Odznaczenie przycisku Aktywne spowoduje wyłączenie usługi w cenniku kontrahenta.

Zapisanie usługi w cenniku odbywa się poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz z lewej strony paska nad dokumentem. Przycisk Anuluj oraz X w prawym górnym rogu okna spowodują zamknięcie okna, wraz z anulowaniem wprowadzanych zmian.

W celu edycji usługi zapisanej w cenniku, należy użyć polecenia Edycja z paska poleceń, spowoduje to wyświetlenie okna:

Okno edycji pozwala na zmianę Kategorii kosztów, Ceny netto, Rodzaju palety oraz ustalenia czy usługa ma być Aktywna. Nie ma natomiast możliwości zmiany Indeksu oraz Nazwy usługi.

Zapisanie usługi w cenniku odbywa się poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz z lewej strony paska nad dokumentem. Po kliknięciu na przycisk Zapisz wyświetli się komunikat rewizji, w którym należy wprowadzić przyczynę wprowadzonej zmiany. Przycisk Anuluj oraz X w prawym górnym rogu okna spowodują zamknięcie okna, wraz z anulowaniem wprowadzanych zmian.

Polecenie Historia zawiera rozwijane submenu z poleceniami Przeglądaj oraz Rejestr zmian. Polecenie Przeglądaj otwiera w oknie zestawienie przedstawiające m.in. ilość usług wykonanych danego dnia oraz ich wartość.

Koszty w rozliczeniu 

Polecenie zawiera koszty wliczane do rozliczeń kontrahenta. Dostępne są tutaj polecenia Dopisz oraz Usuń.

W celu dopisania kosztów do rozliczenia, należy wybrać polecenie Dopisz z paska poleceń, spowoduje to wyświetlenie okna:

Z listy rozwijanej Kategoria kosztów należy wybrać, za który koszt ma zostać rozliczany kontrahent, następnie kliknąć na przycisk Zapisz z lewej strony paska nad dokumentem. Przycisk Anuluj oraz X w prawym górnym rogu okna spowodują zamknięcie okna, wraz z anulowaniem wprowadzanych zmian.

W celu usunięcia kategorii kosztów z rozliczenia, należy zaznaczyć wybrany koszt poprzez kliknięcie, a następnie wybrać polecenie Usuń na pasku poleceń, spowoduje to pojawienie się komunikatu:

Aby usunąć daną pozycję należy kliknąć OK. Kliknięcie na przycisk X w prawym górnym rogu okna spowoduje anulowanie usuwania.

Informacje

Polecenie Informacje wyświetla raport zawierający wszystkie informacje na temat kontrahenta, listę jego odbiorców, notatki i dyskusje, cechy dodatkowe, indywidualny cennik usług, kategorie kosztów oraz tabelę z ilością i typem dokumentów dotyczących wybranego kontrahenta.

Awizacje

Polecenie awizacje wyświetla podgląd wszystkich awizacji na miesiąc lub tydzień.

Kalendarz pracy

 Polecenie Kalendarz pracy pozwala na wyświetlenie podglądu wszystkich zdarzeń z poziomu kalendarza. Można wyświetlić dzień, tydzień, miesiąc.

Zapasy

Polecenie pozwala na wyświetlenie zapasów wybranego kontrahenta znajdujących się obecnie w magazynie.

Miejsca składowania

Polecenie pozwala na wyświetlenie raportu dotyczącego zapasów wybranego kontrahenta z podziałem na miejsce składowania go.

Wciśnięcie przycisku opisanego jako Odbiorcy rozwinie listę poleceń: Dodaj, Przeglądaj.

Dodaj 

Otworzy formularz dopisania odbiorcy, który składa się z 3 zakładek. W zakładce Dane podstawowe należy wypełnić kontrolki opisane jako Nazwa skrócona, Nazwa pełna, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica. Dodatkowo można uzupełnić dane w polach NIP, Kraj, czy Uwagi.

Zakładka Kontakt zawiera pola umożliwiające zapisanie danych umożliwiających kontakt z odbiorcą.

Realizacja to zakładka zawierająca pola Metoda wydania oraz Ilość dni do terminu.

Przeglądaj

Wyświetla listę tabelarycznie danych odbiorców zapisanych i powiązanych z daną kartoteką kontrahenta.

Użycie polecenia Wydruk pozwala na pobranie kartoteki kontrahenta w formacie pdf. 

Polecenie "Historia" posiada rozwijane menu z poleceniami:

Przeglądaj

Polecenie "Przeglądaj" otwiera nowe okno z całą historią obrotów kontrahenta.

Eksport XLS

Polecenie "Eksport XLS" pozwala na eksportowanie historii obrotów kontrahenta do pliku w formacie XLS. Po wybraniu polecenia zostanie wyświetlone okno, w którym można pobrać plik.

Rewizja zmian

Polecenie "Rewizja zmian" wyświetli zestawienie zmian wprowadzanych za pomocą edycji w zaznaczonym rekordzie.