Zestawienia

Współczesna logistyka opiera się na danych. Każdy ruch towaru, od momentu przyjęcia do magazynu, przez składowanie, aż po jego wydanie, generuje ogromne ilości informacji. Prawdziwym wyzwaniem nie jest jednak samo gromadzenie tych danych, ale ich efektywna analiza i przekształcanie w wiedzę, która wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Nowoczesne systemy zarządzania magazynem, takie jak program magazynowy Studio WMS.net, oferują zaawansowane narzędzia analityczne, które pozwalają menedżerom na pełne zrozumienie procesów zachodzących w ich obiektach. Moduł „Zestawienia” jest jednym z fundamentalnych elementów tego systemu, który umożliwia nie tylko przeglądanie historycznych operacji, ale także głęboką analizę danych w czasie rzeczywistym, co stanowi podstawę do ciągłej optymalizacji i budowania przewagi na rynku.

Intuicyjny dostęp do danych historycznych jest pierwszym krokiem do skutecznej analizy

Ilość dokumentów magazynowych generowanych każdego dnia może być przytłaczająca, a przeszukiwanie archiwów w poszukiwaniu konkretnych informacji często przypomina szukanie igły w stogu siana. Program magazynowy Studio WMS.net rozwiązuje ten problem, oferując niezwykle intuicyjny interfejs do nawigacji po danych historycznych. Funkcja „Zestawienia” prezentuje wszystkie zarejestrowane dokumenty w postaci dynamicznie generowanego, hierarchicznego drzewa. Taka struktura w przejrzysty sposób organizuje dane, grupując je najpierw według roku, następnie miesiąca, a na końcu według typu dokumentu, takiego jak przyjęcia (PZ), wydania (WZ) czy przesunięcia międzymagazynowe (MM). Co istotne, drzewo nawigacyjne budowane jest na podstawie faktycznie istniejących dokumentów, co oznacza, że użytkownik widzi tylko te okresy i typy operacji, które rzeczywiście miały miejsce w danym miesiącu.​

Dzięki takiemu podejściu, dotarcie do poszukiwanego rejestru dokumentów staje się niezwykle proste i szybkie. Użytkownik, zamiast tworzyć skomplikowane zapytania do bazy danych, po prostu klika w odpowiednie gałęzie drzewa. Na przykład, aby zobaczyć wszystkie przyjęcia zewnętrzne zrealizowane w listopadzie ubiegłego roku, wystarczy rozwinąć węzeł odpowiedniego roku, następnie wybrać właściwy miesiąc i kliknąć w pozycję „Dokument PZ”. System natychmiast wyświetli szczegółowe, tabelaryczne zestawienie wszystkich dokumentów spełniających te kryteria. Ta prostota i szybkość działania sprawiają, że analiza danych historycznych przestaje być czasochłonnym zadaniem, a staje się integralną częścią codziennej pracy menedżera magazynu.​

Kompleksowy rejestr dokumentów dostarcza wglądu w każdy szczegół operacji

Po wygenerowaniu interesującego nas zestawienia, system prezentuje dane w formie szczegółowej tabeli, która stanowi prawdziwą kopalnię wiedzy o każdej operacji magazynowej. Program magazynowy od SoftwareStudio dba o to, aby rejestrować niezwykle szeroki zakres informacji, co pozwala na uzyskanie pełnego obrazu każdego zdarzenia. W tabeli znajdziemy nie tylko podstawowe dane, takie jak numer dokumentu, data jego wystawienia, typ operacji czy nazwa kontrahenta, ale również mnóstwo szczegółów dotyczących samego towaru. Użytkownik ma wgląd w takie pola jak indeks SKU, nazwa artykułu, jego ilość, waga netto i brutto, a także numer partii czy numer seryjny.​

To jednak nie wszystko, ponieważ system idzie o krok dalej, rejestrując dane logistyczne i operacyjne, które są niezbędne dla pełnej identyfikowalności. W zestawieniu widoczne są takie informacje jak data ważności i data produkcji towaru, miejsce składowania, z którego towar został pobrany lub na które został odłożony, a nawet numer nośnika (np. palety). Niezwykle istotnym elementem, z punktu widzenia zarządzania i kontroli, jest również rejestrowanie informacji o użytkownikach. Kolumny „Zapisał” oraz „Data zapisu” precyzyjnie wskazują, który pracownik i kiedy dokonał zapisu danej transakcji w systemie, co w istotny sposób zwiększa odpowiedzialność i transparentność działań w magazynie. Tak bogaty zbiór danych pozwala na dokładne prześledzenie historii każdej pojedynczej sztuki towaru.​

Interaktywne narzędzia analityczne pozwalają na dynamiczną pracę z danymi

Samo wyświetlenie dużej ilości danych to dopiero połowa sukcesu. Prawdziwa wartość modułu „Zestawienia” w systemie Studio WMS.net tkwi w interaktywnych narzędziach, które pozwalają na dynamiczną pracę z wygenerowanym raportem. Jedną z takich funkcji jest możliwość filtrowania danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Oznacza to, że użytkownik może błyskawicznie zawęzić widok do interesujących go pozycji bez potrzeby ponownego generowania całego raportu. Przykładowo, analizując miesięczne zestawienie wydań, menedżer może jednym kliknięciem przefiltrować tabelę tak, aby zobaczyć tylko operacje dotyczące jednego, konkretnego produktu lub jednego odbiorcy.​

Co więcej, system doskonale rozumie, że analiza danych często wykracza poza ramy jednego programu. Dlatego każdą tabelę z danymi można w prosty sposób wyeksportować do pliku Excel. Ta funkcjonalność otwiera przed analitykami i menedżerami zupełnie nowe możliwości. Wyeksportowane dane mogą posłużyć do tworzenia niestandardowych raportów, zaawansowanych wykresów, a także mogą być importowane do innych systemów analitycznych (Business Intelligence) używanych w firmie. Dzięki temu dane z systemu WMS stają się integralną częścią ogólnofirmowej analityki, wspierając podejmowanie strategicznych decyzji nie tylko na poziomie magazynu, ale całej organizacji. Możliwość swobodnego przenoszenia danych zapewnia elastyczność i adaptację do specyficznych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.​

Wzbogacanie danych o kontekstowe informacje tworzy pełną historię zdarzeń

Dane ilościowe, choć niezwykle ważne, nie zawsze opowiadają całą historię. Czasami, aby w pełni zrozumieć daną operację, potrzebny jest dodatkowy kontekst. Program Studio WMS.net umożliwia użytkownikom wzbogacanie dokumentów magazynowych o dodatkowe elementy, takie jak notatki, pliki, zdjęcia czy inne załączniki. Dzięki temu, analizując w module „Zestawienia” historyczny dokument przyjęcia, możemy jednym kliknięciem otworzyć dołączone zdjęcie, które dokumentuje stan towaru w momencie dostawy, lub przeczytać notatkę pozostawioną przez magazyniera, informującą o specyficznych ustaleniach z kierowcą. Taka funkcjonalność łączy świat cyfrowych rekordów z fizyczną rzeczywistością magazynu.​

Kolejną rewolucyjną funkcją, która zapewnia pełną transparentność, jest możliwość wyświetlenia historii zdarzeń dla każdego rekordu. System zapisuje w bazie danych wszystkie zmiany dotyczące danego dokumentu, kartoteki asortymentu czy kontrahenta. Oznacza to, że w każdej chwili możemy sprawdzić, kto, kiedy i jakie modyfikacje wprowadzał w danym rekordzie. Taki szczegółowy dziennik zdarzeń (log) jest nieocenionym narzędziem podczas audytów, wyjaśniania nieścisłości czy analizy przyczyn problemów. Dzięki połączeniu szczegółowych danych tabelarycznych, możliwości ich filtrowania i eksportu oraz zdolności do przechowywania dodatkowego kontekstu, moduł „Zestawienia” staje się kompleksowym centrum analitycznym, które napędza inteligentne zarządzanie magazynem.

Pozycja menu "Zestawienia" umożliwia podgląd typów dokumentów z konkretnych miesięcy w magazynie. Po wybraniu tej opcji, w oknie zestawień zostaje wyświetlone hierarchiczne drzewko po lewej stronie.

Aby wygenerować zestawienie dla konkretnego roku, miesiąca i typu dokumentu, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

• Wybierz rok: Kliknij na węzeł reprezentujący wybrany rok w drzewku.

• Wybierz miesiąc: Kliknij na podwęzeł reprezentujący wybrany miesiąc w drzewku. Możesz rozwinąć drzewko, aby wyświetlić dostępne miesiące dla danego roku.

• Wybierz typ dokumentu: Kliknij na podwęzeł reprezentujący wybrany typ dokumentu w drzewku. Możesz rozwinąć drzewko, aby zobaczyć dostępne typy dokumentów.

Po wykonaniu tych kroków, w oknie zestawień zostanie wyświetlony rejestr dokumentów utworzonych w danym miesiącu dla wybranego typu dokumentu. Rejestr ten zawiera szczegółowe informacje o poszczególnych dokumentach, takie jak numer dokumentu, data, kontrahent, opis, ilość, jednostka miary itp.

Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może dokładnie analizować rejestry dokumentów magazynowych dla określonych miesięcy i typów dokumentów, co ułatwia monitorowanie operacji magazynowych oraz analizę danych w wybranych okresach czasu.

Dodawanie notatek i plików wzbogaca dokumentację magazynową.

Notatki pozwalają zapisać komentarze bezpośrednio przy rekordach, co jest widoczne dla całego zespołu. Użytkownicy dodają wskazówki do przyjęć czy inwentaryzacji, ułatwiając komunikację. Informacje te wyświetlają się nawet na skanerach mobilnych. Dlatego operacje przebiegają płynniej, bez nieporozumień.

Funkcja plików tworzy podkatalogi dla każdego dokumentu, gdzie gromadzi się PDF-y czy zdjęcia. Użytkownik organizuje je w drzewie folderów samodzielnie. Na przykład, dołącza dowody dostaw do pozycji. To zapewnia kompletność archiwum i szybki dostęp.

Załączniki i zdjęcia dokumentują procesy wizualnie.

Załączniki dodawane drag & drop nie tworzą folderów, ale szybko integrują materiały z rekordem. Użytkownik dołącza arkusze czy obrazy bez zbędnych kroków. Na przykład, foto pakowania potwierdza jakość. Dzięki temu dokumentacja jest bogatsza i łatwiejsza w użyciu.

Zdjęcia produktów w kartotekach pomagają w identyfikacji. Pracownicy wizualnie rozpoznają towary na regałach. Ponadto, obrazy dostaw rejestrują stan przy przyjęciu. W konsekwencji, błędy spadają, a procesy stają się bardziej wiarygodne.

Historia zmian w Zestawieniach pozwala śledzić ewolucję danych.

System wyświetla zdarzenia z bazy, takie jak historia obrotów asortymentu. Użytkownik widzi, kto i kiedy zmienił rekord. Na przykład, śledzi modyfikacje kontrahenta czy dokumentu. To narzędzie audytowe zapewnia transparentność.

Dzięki temu menedżerowie kontrolują zgodność z procedurami. Zmiany datowane pomagają w dochodzeniach. Co więcej, integruje się z innymi modułami WMS. Dlatego zarządzanie staje się bezpieczniejsze i bardziej odpowiedzialne.

Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.