Inwentaryzacje otwarte
Inwentaryzacje otwarte
W sekcji "Inwentaryzacje otwarte" wyświetlana jest lista wszystkich niezamkniętych arkuszy inwentaryzacyjnych, czyli tych, które są w trakcie realizacji. Jeżeli w firmie nie prowadzi się żadnych spisów z natury, rejestr ten będzie pusty. Otwarte inwentaryzacje można porównać do dokumentów niezatwierdzonych - są w stanie buforowym. Zamknięcie arkusza z inwenturą spowoduje przeniesienie go z rejestru otwartych do zamkniętych (zatwierdzonych).
Otwarte dokumenty mogą być przez użytkowników modyfikowane, uzupełniane lub usunięte przed zatwierdzeniem. Zamykając arkusz inwentaryzacyjny, użytkownik potwierdza, że proces inwentaryzacji został zakończony, a stan magazynowy został uaktualniony zgodnie z wynikami inwentaryzacji. Zamknięcie arkusza jest równoznaczne z akceptacją wprowadzonych zmian i zabezpieczeniem danych przed dalszą edycją.
Kolumny w tabeli
Typ - Tekst, o szerokości 50 znaków. Określa typ dokumentu lub inwentaryzacji.
Nr dokumentu - Tekst, o szerokości 160 znaków. Zawiera numer dokumentu lub numer arkusza inwentaryzacyjnego.
Data - Data, o szerokości 100 znaków. Wskazuje datę wystawienia dokumentu lub inwentaryzacji.
Magazyn - Tekst, o szerokości 100 znaków. Informuje o magazynie, z którego pochodzi dokument lub inwentaryzacja.
Oddział - Tekst, o szerokości 100 znaków. Wskazuje oddział firmy, z którego pochodzi dokument lub inwentaryzacja.
Lokalizacja - Tekst, o szerokości 120 znaków. Opisuje lokalizację, z której pochodzi dokument lub inwentaryzacja.
Kontrahent - Tekst, o szerokości 200 znaków. W przypadku dokumentu związane z kontrahentem, informuje o nazwie lub identyfikatorze kontrahenta.
Indeks artykułu - Tekst, o szerokości 200 znaków. Zawiera indeks lub kod artykułu związany z pozycją dokumentu lub inwentaryzacji.
Nazwa artykułu - Tekst, o szerokości 250 znaków. Opisuje nazwę artykułu lub towaru związany z pozycją dokumentu lub inwentaryzacji.
Komisja 1, Komisja 2, Komisja 3 - Tekst, każda o szerokości 200 znaków. Informacje o osobach biorących udział w komisji inwentaryzacyjnej, jeśli dotyczy.
Zapisał - Tekst, o szerokości 150 znaków. Wskazuje użytkownika, który dokonał zapisu dokumentu lub inwentaryzacji.
Nr referencyjny - Tekst, o szerokości 150 znaków. zawiera numer referencyjny, identyfikator odniesienie do dokumentu inwentaryzacji.
Polecenia dostępne na pasku narzędzi
Edycja: Polecenie "Edycja" pozwala na edycję arkusza inwentaryzacyjnego, który jest aktualnie wybrany w rejestrze. Umożliwia wprowadzenie zmian w danych inwentaryzacyjnych.
Import: Polecenie "Import" umożliwia zaimportowanie danych inwentaryzacyjnych z pliku w formacie xls (Arkusz kalkulacyjny Excel).
Komisja: Polecenie "Komisja" znajduje się w górnym menu tabeli Rejestru inwentaryzacji w buforze. Za jego pomocą można oznaczyć trzyosobowy skład komisji nadzorującej czynności inwentaryzacyjne. Dane członków komisji wprowadza się w osobnym oknie dialogowym, a wprowadzone dane zatwierdza się za pomocą zielonego przycisku "Zapisz". Okno można opuścić bez zapisu danych za pomocą czerwonego przycisku "Anuluj" lub symbolu "X" w prawym górnym rogu okna.
Usuń: Polecenie "Usuń" służy do usunięcia arkusza inwentaryzacyjnego lub spisu z natury z rejestru inwentaryzacji w buforze.
Zamknij arkusz inwentaryzacyjny: Polecenie "Zamknij arkusz inwentaryzacyjny" pozwala na zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego, który został zatwierdzony i ukończony.
Wydruk: Polecenie "Wydruk" umożliwia wydrukowanie arkusza inwentaryzacyjnego w formacie PDF. Pozwala na uzyskanie wydruku zestawienia ilości asortymentów oraz różnic wykazanych podczas procesu inwentaryzacji z podziałem względem ich lokalizacji.
Edycja
Polecenie Edycja umożliwia dokonywanie zmian w zapisanym dokumencie, który ma status BUFOR. Status BUFOR oznacza, że dokument został utworzony, ale jeszcze nie został zatwierdzony jako ostateczny. Dokumenty o statusie BUFOR mogą być edytowane, co pozwala na wprowadzenie dowolnych zmian dotyczących zawartości dokumentu, takich jak dodawanie lub usuwanie pozycji, zmiana ilości, lokalizacji, numerów partii itp.
Jednak po zatwierdzeniu dokumentu, czyli przeniesieniu go z rejestru BUFOR do rejestru dokumentów zatwierdzonych, nie będzie już możliwości wprowadzania zmian, które wpływają na stan magazynowy. Oznacza to, że po zatwierdzeniu dokumentu, jego zawartość staje się ostateczna i niepodlegająca edycji. Wprowadzenie jakichkolwiek zmian w zatwierdzonym dokumencie mogłoby zaburzyć spójność i dokładność danych magazynowych.
Dlatego ważne jest, aby przed zatwierdzeniem dokładnie sprawdzić i upewnić się, że wszystkie informacje i pozycje w dokumencie są poprawne i zgodne z rzeczywistym stanem magazynowym. Po zatwierdzeniu dokument zostaje uznany za prawidłowy i rejestrowany jako dokument zatwierdzony, co uniemożliwia dalsze wprowadzanie zmian.
Komisja
Polecenie "Komisja" znajduje się w górnym menu tabeli Rejestru inwentaryzacji w buforze. Za jego pomocą można oznaczyć trzyosobowy skład komisji nadzorującej czynności inwentaryzacyjne. Dane członków komisji wprowadza się w osobnym oknie dialogowym, a wprowadzone dane zatwierdza się za pomocą zielonego przycisku "Zapisz". Okno można opuścić bez zapisu danych za pomocą czerwonego przycisku "Anuluj" lub symbolu "X" w prawym górnym rogu okna.
Usuń
Polecenie "Usuń" służy do usunięcia arkusza inwentaryzacyjnego lub spisu z natury z rejestru inwentaryzacji w buforze.
Zamknij arkusz inwentaryzacyjny
Polecenie "Zamknij arkusz inwentaryzacyjny" pozwala na zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego, który został zatwierdzony i ukończony.
Wydruk
Polecenie "Wydruk" umożliwia wydrukowanie arkusza inwentaryzacyjnego w formacie PDF. Pozwala na uzyskanie wydruku zestawienia ilości asortymentów oraz różnic wykazanych podczas procesu inwentaryzacji z podziałem względem ich lokalizacji.
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki: Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki.
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.