Niedobory inwentaryzacyjne
Niedobory inwentaryzacyjne
"Niedobory inwentaryzacyjne" to zestawienie pozycji dokumentów wygenerowanych w wyniku inwentaryzacji, które wskazują na stwierdzone braki towaru w porównaniu z teoretycznym stanem zgłoszonym w systemie magazynowym. Po zamknięciu arkusza inwentaryzacyjnego, w którym wprowadzono stan faktyczny towarów, system porównuje te dane z zapisanymi stanami teoretycznymi i wykrywa ewentualne niedobory.
W rejestrze "Niedobory inwentaryzacyjne" prezentowane są informacje o towarach, dla których stwierdzono braki w ilościach. Zestawienie zawiera szczegóły dotyczące numeru dokumentu, daty inwentaryzacji, lokalizacji, kontrahenta, indeksu, nazwy towaru, ilości teoretycznej, ilości faktycznej oraz różnicy pomiędzy nimi (czyli ilości niedoborów).
Po przeprowadzeniu spisu z natury i wprowadzeniu wszystkich stanów do arkusza inwentaryzacyjnego, należy zamknąć arkusz inwentaryzacji, aby zakończyć prace inwentaryzacyjne. Funkcja "ZAMKNIJ" jest dostępna w rejestrze "Inwentaryzacje otwarte". Po uruchomieniu transakcji nastąpi weryfikacja, czy wszystkie pozycje arkusza mają uzupełniony stan wynikający ze spisu z natury. Jeśli niektóre pozycje nie zostały uzupełnione, pojawi się komunikat informujący o brakujących danych.
Jeśli zostaną wykryte brakujące dane, można kliknąć opcję "Wyświetl szczegóły", aby zobaczyć raport szczegółowy dla tych pozycji. Raport ten zawiera informacje o pozycjach, w których brakuje danych do określenia rzeczywistego stanu. Aby wrócić do rejestrów inwentaryzacji otwartych, można użyć polecenia "ANULUJ".
W takiej sytuacji, należy uzupełnić brakujące dane w arkuszu inwentaryzacyjnym. Jeśli towaru fizycznie nie ma na stanie, należy wprowadzić wartość 0 w polu "Ilość faktyczna" dla danej pozycji. Po uzupełnieniu pozycji można ponownie uruchomić funkcję "ZAMKNIJ".
Po pozytywnej weryfikacji, pojawi się okno potwierdzające zamknięcie arkusza oraz wygenerowanie dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. Dokumenty te będą widoczne również w rejestrach "Niedobory inwentaryzacyjne" oraz "Nadwyżki z inwentaryzacji". Te dokumenty zawierają informacje o różnicach między stanem rzeczywistym a stanem teoretycznym zgłoszonym w systemie magazynowym.
Zamknięcie arkusza inwentaryzacji jest ważnym etapem w procesie inwentaryzacji, ponieważ umożliwia stwierdzenie i dokumentowanie różnic w ilościach towarów, które można potem poddać analizie i działaniom korygującym.
Kolumny w tabeli
Nr dokumentu: Pole tekstowe o szerokości 160, zawierające numer dokumentu reprezentującego niedobór inwentaryzacyjny.
Data: Pole typu daty (Date) o szerokości 100, przedstawiające datę niedoboru inwentaryzacyjnego.
MG: Pole tekstowe o szerokości 60, zawierające skrót lub identyfikator magazynu, z którego pochodzi towar z niedoborem.
Kontrahent: Pole tekstowe o szerokości 250, zawierające nazwę kontrahenta związanej z niedoborem, jeśli dotyczy.
Indeks: Pole tekstowe o szerokości 150, zawierające indeks lub kod towaru związanego z niedoborem.
Nazwa: Pole tekstowe o szerokości 250, zawierające nazwę towaru związanego z niedoborem.
Ilość: Pole liczbowe (Number) o szerokości 100, wyświetlające ilość towaru niedoborowego.
J.m.: Pole tekstowe o szerokości 100, przedstawiające jednostkę miary towaru (np. sztuki, kg, litry itp.).
Lokalizacja: Pole tekstowe o szerokości 120, zawierające informacje o lokalizacji, w której wystąpił niedobór towaru.
Nr partii: Pole tekstowe o szerokości 120, przedstawiające numer partii towaru, jeśli dotyczy.
Nr palety: Pole tekstowe o szerokości 150, zawierające numer palety lub identyfikator SSCC powiązany z niedoborem.
Data ważności: Pole typu daty (Date) o szerokości 120, informujące o dacie ważności towaru, jeśli dotyczy.
Data produkcji: Pole typu daty (Date) o szerokości 120, przedstawiające datę produkcji towaru, jeśli dotyczy.
Uwagi: Pole tekstowe o szerokości 200, umożliwiające dodanie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących niedoboru towaru.
Zapisał: Pole tekstowe o szerokości 150, zawierające nazwę użytkownika, który zapisuje dokument niedoboru.
Data zapisu: Pole typu daty (Date) o szerokości 150, informujące o dacie zapisania dokumentu niedoboru.
Nr referencyjny: Pole tekstowe o szerokości 150, zawierające unikalny identyfikator dokumentu niedoboru inwentaryzacyjnego.
Wydruk
Polecenie "Wydruk" pozwala na wygenerowanie zestawienia arkusza spisu z natury. Poniżej przedstawiono przykładowe dane zestawienia arkusza spisu z natury z inwentury przeprowadzonej wybranego dnia w konkrentym oddziale i magazynie.
Legenda:
Lp.: Numer porządkowy pozycji w zestawieniu.
Symbol: Symbol (kod) artykułu lub towaru.
Nazwa asortymentu: Nazwa artykułu lub towaru.
Kod EAN: Kod EAN artykułu lub towaru.
Lokalizacja: Oznaczenie lokalizacji magazynowej, w której znajduje się towar.
Nr palety SSCC: Numer palety lub numer SSCC.
Nr serii: Numer serii (jeśli dotyczy).
Data produkcji: Data produkcji towaru.
Termin ważności: Termin ważności towaru.
Ilość: Podana ilość towaru podczas inwentaryzacji.
Ilość BO: Ilość zgodna z systemem (w buforze).
Różnica: Różnica między podaną ilością a ilością zgodną z systemem.
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki: Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki.
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.